Velkommen til Central Perspectives, en Business Central-podcast fra ITrators. Jeg er Emma, og Alex er med. Vi er AI-værter, og vores manuskripter og stemmer er AI-genererede. I dette afsnit ser vi på hjælp til det arbejde, man sidder med: at forstå en ordre, få styr på bankposterne, der stadig ikke stemmer, og gøre de daglige valg lidt lettere. Hvornår giver hjælpen faktisk mindre arbejde, og hvornår skal man stadig selv tage stilling? Vi undersøger både nye ændringer og en etableret mulighed, der er værd at kende. Lad os komme i gang.

Business Central 29 har fået et nyt Copilot-panel. Det er stadig en preview, som Microsoft betegner som klar til produktionsbrug. Forestil dig en medarbejder, der har en ordre åben og skal forstå den, før kunden får svar. Alex, kan panelet tage udgangspunkt i den åbne ordre, så medarbejderen slipper for at forklare det hele forfra?

• Microsoft Copilot in Business Central FAQ - Business Central | Microsoft Learn

Ja. Copilot kan bruge den aktuelle side eller post som kontekst, så medarbejderen kan begynde med at bede om en forklaring på den ordre, der allerede er åben. Det gør selve spørgsmålet lettere at stille: mindre arbejde med at beskrive, hvor man er, og mere fokus på det, man skal forstå. Men hjælpen læser og forklarer. Den ændrer ikke ordren og kan hverken oprette, redigere eller slette de poster. Forklaringen kan hjælpe medarbejderen med at forberede svaret til kunden. Den har ikke udført næste skridt for dem.

• Microsoft Copilot in Business Central FAQ - Business Central | Microsoft Learn

For mig behøver den ikke ændre ordren, før hjælpen er nyttig. Nogle gange er opgaven netop at forstå den. Men nu sidder medarbejderen med en velformuleret forklaring og en kunde, der venter på svar. Hvad skal de kontrollere, før forklaringen ryger videre til kunden? En sikker formulering kan hurtigt komme afsted.

Jeg ville standse ved den sætning, der betyder noget for kunden, frem for at kontrollere hvert eneste ord. Lad os sige, at forklaringen hævder, at ordren er færdigbehandlet. Før det bliver sendt videre, skal medarbejderen se, om oplysningerne faktisk understøtter den konklusion. Copilot kan linke til de poster, svaret bygger på. Åbn dem, og undersøg grundlaget; selve linket er ikke et kvalitetsstempel. Hvis svaret ikke giver tilstrækkeligt belæg, må man finde den oprindelige post direkte. Formuleringen kan være nyttig, selv om konklusionen er forkert.

• Microsoft Copilot in Business Central FAQ - Business Central | Microsoft Learn

Ved én ordre kan jeg åbne det grundlag, du peger på. Jeg ville være fristet til at gå videre: Hvilke kunder står for størstedelen af vores åbne ordrer? Det kunne være nyttigt, når dagens arbejde skal planlægges. Er panelet også et fornuftigt sted at stille det bredere spørgsmål?

Det er et rimeligt spørgsmål at stille, men jeg ville ikke betragte rangeringen som sikker, bare fordi panelet svarer. Summering på tværs af poster og mere komplekse analyser har dokumenterede begrænsninger. Men til din dagsplan: Har du brug for et pålideligt samlet beløb pr. kunde, eller hjælp til at forstå nogle få ordrer, som du allerede skal følge op på? Det er to forskellige opgaver.

• Microsoft Copilot in Business Central FAQ - Business Central | Microsoft Learn

Det sidste. Medarbejderen har allerede tre kunder, der venter på svar. Der behøves ingen rangliste for at vide, hvem der skal ringes til. Jeg fik gjort opgaven større, end den var. Jeg ville begynde med de ordrer og de oplysninger, der er svære at forstå. Bare det at kunne stille en kollega et præcist spørgsmål ville være et fremskridt.

Så ville jeg prøve med én af de ordrer sammen med en kollega, der allerede kender den. Spørg Copilot om det, der er uklart, og sammenhold forklaringen med det, kollegaen kan fastslå ud fra ordren. Hjælper den medarbejderen med at finde den oplysning, der mangler, og stille et mere præcist spørgsmål? Så er hjælpen nyttig, selv om kollegaen stadig skal afklare sagen. Succeskriteriet behøver ikke være, at man slipper for at spørge nogen.

• Microsoft Copilot in Business Central FAQ - Business Central | Microsoft Learn

Den velkendte ordre giver teamet noget konkret at prøve med. Og der er en vigtig detalje ved overgangen: I version 28 beholder man den hidtidige chat indtil opgraderingen til 29. Derefter kan man ikke skifte tilbage. Hvad ville du føje til afprøvningen med ordren, så de medarbejdere, der allerede bruger chatten, er klar til ændringen?

• Microsoft Copilot in Business Central FAQ - Business Central | Microsoft Learn

Jeg ville tage nogle spørgsmål med, som medarbejderne faktisk bruger den gamle chat til, og afprøve dem med deres sædvanlige rettigheder. At en administrator kan demonstrere funktionen, fortæller ikke, om medarbejderen kan bruge den. Organisationen skal tillade adgang, Chat-funktionen skal være aktiv, og brugeren skal have tilladelse. Hvis panelet ikke åbner, skal adgangen på plads, før man vurderer svarene. Derefter er spørgsmålet, om hjælpen virker til den velkendte opgave, ikke om den ser ud eller svarer præcis som den gamle chat.

• Microsoft Copilot in Business Central FAQ - Business Central | Microsoft Learn

De sædvanlige rettigheder er også værd at holde fast i, når nogen beder om en Copilot-licens. Hvis virksomheden tildeler medarbejderen en, ændrer det så, hvilke poster i Business Central de kan se, eller giver licensen adgang til noget andet?

Licensen giver adgang til andre muligheder, ikke til flere poster i Business Central. Adgang til arbejdsoplysninger fra Microsoft 365, for eksempel mails og møder, gennem Work IQ kræver en tildelt Microsoft Copilot-licens. Men hvis medarbejderen ikke har adgang til en bestemt post i Business Central, fjerner licensen ikke den begrænsning. Rettighederne til posterne gælder stadig. Manglende oplysninger fra Microsoft 365 og manglende adgang til en ordre er altså to forskellige ting at undersøge.

• Microsoft Copilot in Business Central FAQ - Business Central | Microsoft Learn

Lad os følge medarbejderen tilbage til svaret til kunden. Hvis samtalen fortsætter uden for Business Central, kan medarbejderen så få hentet nye oplysninger om ordren dér? Eller tager samtalen de oplysninger med, den allerede har, uden at slå op igen?

Den tager de oplysninger med, den allerede har hentet. Uden for Business Central kan samtalen stadig bruge den eksisterende kontekst fra Business Central, men den kan ikke hente flere oplysninger derfra. Et nyt svar i samme samtale betyder altså ikke, at ordren er blevet slået op igen. Skal du have den aktuelle status, må du tilbage i Business Central.

• Microsoft Copilot in Business Central FAQ - Business Central | Microsoft Learn

En kollega kunne have ændret ordren, mens medarbejderen skrev. Jeg ville bruge forklaringen som udgangspunkt, men tjekke ordren igen, før svaret blev sendt. Samtalen fortsætter jo fint, selv om oplysningerne kan være blevet overhalet.

• Microsoft Copilot in Business Central FAQ - Business Central | Microsoft Learn

Så beholder forklaringen sin værdi uden at skulle klare hele arbejdsgangen. Der er også en grænse, hvis medarbejderen vil give en agent en opgave: Panelet kan i øjeblikket ikke kalde Microsofts eller andre leverandørers agenter, der er bygget med Business Centrals agent-framework. Det er en begrænsning ved denne adgangsvej, ikke et udsagn om, at alle agenter eller Copilot-funktioner er utilgængelige. Hjælp inde i en bestemt arbejdsopgave skal vi se på særskilt.

• Microsoft Copilot in Business Central FAQ - Business Central | Microsoft Learn

Bankafstemning er et godt sted at se på hjælp til en bestemt opgave. Copilot-hjælpen her har eksisteret et stykke tid; den er ikke lanceret i oktober 2026. Forestil dig, at den almindelige automatiske udligning har klaret det meste af kontoudtoget. Tilbage er en betaling, hvor banken viser ét samlet beløb, mens virksomheden har bogført betalingerne hver for sig. Jeg vil gerne have hjælp til den rest, ikke begynde forfra med hele afstemningen. Hvordan griber Copilot den an?

• Reconcile bank accounts with Copilot (preview) - Business Central | Microsoft Learn
• Complete bank account reconciliation faster with Copilot | Microsoft Learn

Netop sådan en rest kan den hjælpe med. Den almindelige automatiske udligning kører først. Derefter leder Copilot efter flere match blandt de resterende poster ud fra datoer, beløb og beskrivelser. Ved din samlede betaling kan den foreslå at knytte én linje på bankkontoudtoget til flere bankkontoposter. Hjælpen består altså i at finde en mulig gruppe af poster, så medarbejderen ikke skal lede efter hver enkelt. Det er stadig et forslag til udligning, ikke en konklusion, medarbejderen allerede har accepteret.

• Reconcile bank accounts with Copilot (preview) - Business Central | Microsoft Learn

Det kunne spare en del søgearbejde at få foreslået gruppen. Men tænk, hvis to forskellige kombinationer tilfældigvis giver samme beløb som bankens. Summen passer, men det er ikke sikkert, at betalingerne gør. Kan medarbejderen se posterne i forslaget og fjerne en tvivlsom udligning uden at kassere de brugbare?

Ja. Resultatet viser forslagene, så medarbejderen kan gennemgå dem, og på det tidspunkt er ingen af Copilots forslag gemt. Med dine to mulige kombinationer ville jeg sammenholde datoer og beskrivelser med betalingsoplysningerne, ikke nøjes med at se, at summen passer. Hvis grundlaget stadig ikke skelner mellem dem, må den udligning vente. Man kan fjerne det tvivlsomme forslag med Slet linje og beholde de andre brugbare forslag. Alle forslag kan også kasseres, men én usikker udligning gør det ikke nødvendigt.

• Reconcile bank accounts with Copilot (preview) - Business Central | Microsoft Learn

Jeg ville beholde de grupper, jeg kunne kontrollere, og lade den tvivlsomme vente. Et ryddeligt skærmbillede er ikke en forkert udligning værd. Men når medarbejderen vælger at beholde forslagene, bliver de så blot gemt, eller kan det også bogføre bankafstemningen?

Det kan gøre begge dele, afhængigt af den særskilte indstilling for bogføring ved fuld udligning. Er den slået til, skal alle linjer være udlignet, hundrede procent, og medarbejderen skal vælge at beholde forslagene, før afstemningen bogføres automatisk. I dit eksempel står den tvivlsomme linje stadig uden udligning. Derfor er betingelsen ikke opfyldt. At beholde de gode forslag får ikke den uafklarede linje til at forsvinde.

• Reconcile bank accounts with Copilot (preview) - Business Central | Microsoft Learn

Første gang det her team prøver hjælpen, ville jeg lade den indstilling være slået fra. De skal kunne lære at gennemgå forslagene, uden at det sidste bogføringstrin samtidig ændrer sig. Når det er velkendt, kan det måske passe dem at samle trinene. Valget er, om de ønsker den særskilte pause, ikke om de stoler på alle forslag eller slet ingen.

• Reconcile bank accounts with Copilot (preview) - Business Central | Microsoft Learn

Så kan de vurdere, om forslagene sparer arbejde, og stadig tage beslutningen om bogføring som hidtil. De behøver ikke samle trinene for at få glæde af hjælpen. Men restposterne kan føre i to retninger: Leder vi stadig efter betalinger, der allerede er bogført, eller er der en udgift på kontoudtoget, som slet ikke er registreret endnu? At finde en udligning og at oprette den manglende post er to forskellige opgaver.

• Reconcile bank accounts with Copilot (preview) - Business Central | Microsoft Learn

Lad os lade den usikre betaling stå og tage en anden linje: et tilbagevendende bankgebyr, som endnu ikke er bogført. Her er ingen eksisterende post at finde, uanset hvor tålmodigt vi leder. Kan hjælpen i stedet bruges til den manglende post?

Ja, med en særskilt handling på en eksisterende bankafstemning: bogføring af differencen på en finanskonto. Man vælger den ikke-udlignede linje på kontoudtoget, og Copilot kan foreslå en konto ved at sammenligne posteringens beskrivelse med finanskontienes navne. Ved dit bankgebyr handler spørgsmålet om, hvor en ny betaling skal bogføres, ikke hvilken eksisterende betaling den hører til.

• Reconcile bank accounts with Copilot (preview) - Business Central | Microsoft Learn

Og hvis jeg vælger at beholde forslaget her, har jeg så faktisk bogført gebyret? Eller har jeg bare gemt et forslag til senere?

Her bogfører du faktisk gebyret. I denne arbejdsgang vælger du en finanskladdeskabelon og et kladdenavn. Når du beholder forslagene, bogføres nye betalinger på de foreslåede finanskonti, og de tilhørende kontoudtogslinjer udlignes med de nye bankkontoposter. Det gemmer ikke blot et forslag til senere og er adskilt fra den valgfrie bogføring af hele bankafstemningen.

• Reconcile bank accounts with Copilot (preview) - Business Central | Microsoft Learn

Så ville jeg især se på, hvor gebyret bliver bogført, ikke bare om linjen på kontoudtoget bliver udlignet. Lad os sige, at den foreslåede konto lyder rimelig, men ikke er den, virksomheden bruger til det gebyr. Kan jeg ændre den, før jeg accepterer? Og kan jeg slippe for samme rettelse, når beskrivelsen dukker op igen næste måned?

Du kan åbne forslaget og vælge en anden finanskonto, før du accepterer. Den rettelse hører til arbejdsgangen for bogføring af differencer, ikke den almindelige matchning. Når du har kontrolleret, hvilken konto virksomheden faktisk bruger til gebyret, kan du gemme koblingen mellem beskrivelsen og kontoen. Det er en tekst-til-konto-tilknytning. Når teksten optræder igen, kan den genbruge kontovalget. Jeg ville få kontoen på plads først og derefter gemme tilknytningen, så det ikke bare er et plausibelt forslag, der bliver gentaget.

• Reconcile bank accounts with Copilot (preview) - Business Central | Microsoft Learn

Hvad hvis der bare står “gebyr” i beskrivelsen? Kontoen kan være rigtig i dag, men samme ord kan dække noget andet næste måned. Jeg ville være mere tryg ved at gemme koblingen for et bestemt, genkendeligt gebyr. Med den upræcise tekst risikerer vi vel bare at gentage et forkert valg hurtigere?

Når der bare står “gebyr”, ville jeg lade være med at gemme tilknytningen. Vi kan godt rette dagens konto uden at gøre rettelsen til en regel, der skal genbruges. Dit eksempel ændrer grundlaget: Vi ved, hvad dette gebyr er, men ikke hvad ordet dækker næste gang. Her ville jeg beholde den konkrete vurdering og kun gemme tilknytninger for beskrivelser, som teamet sikkert kan forbinde med den tilsigtede konto.

• Reconcile bank accounts with Copilot (preview) - Business Central | Microsoft Learn

Det er stadig nyttig hjælp, selv om vi ikke gemmer en regel. Derfor er den etablerede funktion værd at kende. Udgivelsesoversigten angiver generel tilgængelighed i 2024, men noget af dokumentationen siger stadig preview. Betegnelserne stemmer altså ikke helt overens. Hvad bør lytterne undersøge i deres eget miljø, før de regner med at kunne bruge den hjælp, vi har beskrevet?

• Complete bank account reconciliation faster with Copilot | Microsoft Learn

Begynd med Business Central online; det er det dokumenterede anvendelsesområde. En administrator skal aktivere selve Copilot-funktionen til bankafstemning. Adgang til det nye chatpanel fortæller altså ikke, om denne hjælp er klar. Den aktuelle sprogliste omfatter både dansk og engelsk, men tilgængeligheden afhænger også af miljøets lokalisering og geografien for data og AI-behandling. Jeg ville bede administratoren kontrollere den kombination i det miljø, teamet faktisk bruger.

• Reconcile bank accounts with Copilot (preview) - Business Central | Microsoft Learn
• Copilot and agents country/region availability and supported languages - Business Central | Microsoft Learn
• Complete bank account reconciliation faster with Copilot | Microsoft Learn

Hvis den almindelige udligning allerede klarer næsten det hele for et team, ville jeg ikke give dem en ekstra rutine bare for at bruge Copilot. I vores eksempel er den samlede betaling interessant: Hvor meget arbejde kræver det at finde posterne selv sammenlignet med at kontrollere den foreslåede gruppe? Jeg ville se, om hjælpen gør netop den besværlige rest lettere at håndtere, ikke bare om den leverer flere forslag.

Og den sammenligning kan godt falde ud til fordel for den nuværende fremgangsmåde. Hvis den foreslåede gruppe tager længere tid at gennemskue end at finde de rigtige betalinger, som teamet plejer, er der ingen grund til at gøre det til et obligatorisk ekstra trin.

• Reconcile bank accounts with Copilot (preview) - Business Central | Microsoft Learn

Her er en anden tilbagevendende opgave: at ændre de datoer, medarbejderne må bogføre på. Med Business Central 28 kom datoformler til de grænser, generelt tilgængelige fra april 2026. Forestil dig en virksomhed, der vil have den aktuelle periode åben uden at skulle huske at ændre opsætningen hver måned. Men en afsluttet periode skal stadig være lukket. Alex, kan formlerne klare begge dele?

• Specify posting periods - Business Central | Microsoft Learn
• Use date formulas to control allowed posting periods | Microsoft Learn

Ikke alene. Formlen beregner det tilladte interval ud fra brugerens arbejdsdato, hver gang en bogføringsdato bliver kontrolleret. Arbejdsdatoen er ikke nødvendigvis dags dato, og brugeren kan ændre den under Mine indstillinger. Så formlerne kan mindske arbejdet med løbende at vedligeholde datoer, men den beregnede grænse kan flytte sig med arbejdsdatoen. Hvis kravet er en grænse, som brugerne ikke selv kan flytte, er en fast dato det relevante valg.

• Specify posting periods - Business Central | Microsoft Learn

Lad os gøre “aktuel måned” konkret. Hvis medarbejderens arbejdsdato er den syttende marts 2026, og formlerne tillader den aktuelle måned, hvilke datoer åbner det så for?

• Specify posting periods - Business Central | Microsoft Learn

Fra den første til den enogtredivte marts 2026. “Aktuel måned” er den måned, arbejdsdatoen ligger i. Det er ikke nødvendigvis den måned, kalenderen viser, når du kigger på indstillingen.

• Specify posting periods - Business Central | Microsoft Learn

Forestil dig, at kalenderen faktisk siger marts, men en medarbejder midlertidigt bruger en arbejdsdato i februar til en ældre opgave. Der er ingen, der prøver at omgå noget. Følger den samme regel om “aktuel måned” så med tilbage til februar, selv om virksomheden havde tænkt, at februar skulle forblive lukket?

Ja, de beregnede månedsgrænser flytter med til februar. Andre gældende bogføringsbegrænsninger kan stadig spille ind, så det betyder ikke, at enhver bogføring i februar bliver tilladt. Men selve formlen følger medarbejderens arbejdsdato, præcis som den er beregnet til. Den udtrykker ikke samtidig virksomhedens særskilte ønske om at holde februar lukket. Dit eksempel viser, hvorfor en praktisk, flytbar periode og en fast lukkegrænse er to forskellige krav.

• Specify posting periods - Business Central | Microsoft Learn

Så ville jeg ændre forslaget frem for at opgive fordelen. Lad den tidligste tilladte dato ligge fast efter den lukkede periode. Hvis virksomheden er tilfreds med fleksibiliteten, kan en formel måske styre den seneste tilladte dato. Kan vi kombinere dem sådan, eller skal begge grænser fungere på samme måde?

Du kan kombinere dem netop sådan: en fast fra-dato og en formel til til-datoen. Hver grænse har sit eget valg. Den vigtige detalje er, at fast dato og formel er alternativer for den samme grænse. Når du indtaster formlen, bliver den tilhørende faste dato ryddet, og indtaster du en fast dato, bliver formlen ryddet. Du vælger altså, hvordan hver ende fungerer, ikke to samtidige kontroller af den samme grænse.

• Specify posting periods - Business Central | Microsoft Learn

Så skal mit forslag også prøves med februar-eksemplet. Hvis den faste start er første marts, men arbejdsdatoen lægger den beregnede slutning i februar, er der jo ingen dato mellem grænserne. Er det så intervallet, der ikke passer til opgaven, snarere end en formel, der er gået galt?

• Specify posting periods - Business Central | Microsoft Learn

Præcis. Med de grænser ligger den beregnede slutning før den faste start. Formlen kan regne rigtigt, selv om det valgte interval ikke passer til opgaven. Før jeg ændrede en begrænsning, ville jeg afklare én ting: Skal medarbejderen faktisk bogføre i februar, eller ser vedkommende bare på oplysninger fra februar i forbindelse med noget, der skal bogføres i marts?

• Specify posting periods - Business Central | Microsoft Learn

For vores medarbejder er det det sidste: at se på ældre oplysninger, mens det aktuelle arbejde skal bogføres i marts. Det skal ikke åbne februar for den almindelige daglige bogføring. En bestemt kollega i økonomiafdelingen kan stadig have brug for at bogføre en aftalt efterpostering dér. Det er to forskellige behov. Jeg ville ikke åbne den gamle periode for alle af hensyn til den ene kollega.

Den forskel kan håndteres med en standardmulighed: et andet bogføringsinterval for den udpegede kollega i Brugeropsætning. Brugerens egne perioder kan tilsidesætte perioden i Finansopsætning, så intervallet for hele regnskabet ikke behøver at blive udvidet. Jeg ville vælge personens tilladte datoer udtrykkeligt til den aftalte afslutningsopgave. Netop fordi brugeropsætningen kan tilsidesætte regnskabets periode, skal man ikke regne med, at snævrere datoer i Finansopsætning automatisk ophæver et bredere interval hos brugeren.

• Specify posting periods - Business Central | Microsoft Learn

Så får vi ikke hele billedet af kollegaens adgang ved kun at se i Finansopsætning. Når efterposteringen skal laves gennem en kladde, kan begrænsninger på kladden så også spille ind?

• Specify posting periods - Business Central | Microsoft Learn

Det kan de. Den dokumenterede rækkefølge tager højde for brugerens og regnskabets indstillinger og derefter kladdeskabelonens begrænsninger, når de relevante skabelonkontroller gælder. Til efterposteringen ville jeg derfor undersøge både kollegaens gældende interval og den konkrete kladde, der skal bruges. En dato i Finansopsætning alene fortæller ikke, om netop den person kan bogføre posten gennem den kladde.

• Specify posting periods - Business Central | Microsoft Learn

Her er en forskel i dokumentationen, som er værd at nævne. Den arkiverede udgivelsesbeskrivelse siger dags dato, mens den aktuelle vejledning udtrykkeligt siger arbejdsdato. Derfor ville jeg følge vores eksempel med marts og februar i stedet for bare at glide hen over ordet “aktuel”. Hvilken beskrivelse bør man lægge til grund, når opsætningen planlægges?

• Specify posting periods - Business Central | Microsoft Learn
• Use date formulas to control allowed posting periods | Microsoft Learn

Jeg ville planlægge ud fra den aktuelle vejlednings udtrykkelige beskrivelse af arbejdsdatoen. Forskellen i formuleringerne kommer med i afsnitsnoterne; vi behandler dem ikke bare som to måder at sige det samme på. Før opsætningen tages i brug, bør man kontrollere de datoer, der skal være tilladt og blokeret, med de relevante bruger- og kladdeindstillinger, også når arbejdsdatoen ændres. Det er en afprøvning, der skal foretages, ikke et resultat, vi har fastslået her.

• Specify posting periods - Business Central | Microsoft Learn
• Use date formulas to control allowed posting periods | Microsoft Learn

Jeg synes stadig, at den blandede løsning kan give mening i den rette virksomhed. Nogen beslutter, hvornår den faste tidligste dato flyttes; den beslutning ved afslutningen skal stadig være bevidst. Men hvis den seneste tilladte dato gerne må følge arbejdsdatoen, kan formlen så overtage den gentagne opdatering? Den behøver ikke fjerne alle beslutninger for at være nyttig.

• Specify posting periods - Business Central | Microsoft Learn

Ja. I den løsning beregner formlen den tilladte øvre grænse, så nogen slipper for at indtaste den igen hver periode. Den faste nedre grænse flyttes stadig som en bevidst beslutning ved afslutningen. Skal begge ender styres centralt, giver to faste datoer god mening. Passer en flytbar øvre grænse til virksomhedens regler, kan den blandede løsning fjerne netop den vedligeholdelse uden at erstatte beslutningen om afslutning.

• Specify posting periods - Business Central | Microsoft Learn

I produktionen kan en kollega have beskrevet præcis, hvordan en operation hos en underleverandør skal udføres. Indkøb har brug for instruktionerne på ordren til underleverandøren, ikke et andet sted, hvor nogen skal huske at kopiere dem fra. Business Central 29 har en generelt tilgængelig forbedring til den overførsel med Microsofts udvidelse til underleverandørarbejde. Hvor skal kollegaen lægge instruktionerne, så de kommer frem til den rigtige indkøbslinje?

• Set up subcontracting - Business Central | Microsoft Learn
• What's New or Changed in Business Central 2026 release wave 2 - Update 29.0 - Business Central | Microsoft Learn

Læg dem på den underleverandøroperation i ruten, som de vedrører: altså det produktionstrin, virksomheden sender ud af huset. Når produktionsordren beregnes eller opdateres, overføres bemærkningerne til den tilsvarende operation på produktionsordrens rute. Her kan produktionen gennemgå og tilpasse dem til den konkrete ordre, før indkøbsordren oprettes. Bemærkningerne bliver derefter til tekstlinjer knyttet til den relevante indkøbslinje. Instruktionerne følger dermed det trin, de beskriver, i stedet for at ligge som en løs note, nogen skal huske at finde.

• Order subcontracting - Business Central | Microsoft Learn

Det meste af instruktionen kan jo være ens fra gang til gang, mens én detalje er anderledes på denne ordre. Jeg vil gerne have, at teamet genbruger den gennemarbejdede tekst i stedet for at stykke den sammen fra en gammel indkøbsordre. Men én undtagelse skal ikke ændre standardinstruktionen for alle. Hvor mødes den fælles tekst og den konkrete tilpasning?

Den fælles tekst kan ligge som underleverandørbemærkninger på en standardopgave. Når koden vælges på ruteoperationen, kopieres bemærkningerne til operationen og kan redigeres dér. Til din undtagelse på én ordre ville jeg lave den konkrete tilpasning i bemærkningerne på produktionsordrens rute, før indkøbsordren oprettes. Så skelner man mellem at vedligeholde den sædvanlige instruktion og at tilpasse denne opgave. Det vigtige ord er “kopieres”. Man skal ikke planlægge efter en antaget, løbende forbindelse, som opdaterer alle udgaver af teksten.

• Set up subcontracting - Business Central | Microsoft Learn
• Order subcontracting - Business Central | Microsoft Learn

Denne opgave kræver også en tegning. Kollegaen står allerede på produktionsordren, så det virker nærliggende bare at vedhæfte den på ordrelinjen. Følger den fil så med videre til indkøbslinjen?

Ikke ad den dokumenterede vej. En fil, der bliver vedhæftet manuelt på produktionsordrelinjen, overføres ikke til indkøbslinjen. At tegningen kan ses dér, er altså ikke nok til at fastslå, at indkøb får den med. Det har betydning, hvor den vedhæftede fil kommer fra.

• Set up subcontracting - Business Central | Microsoft Learn

Så efterlader min genvej indkøb med endnu en fil, de skal lede efter. Hvor skal kollegaen vedhæfte tegningen, så den faktisk følger arbejdet videre til indkøbslinjen?

Vedhæft den på ruten, og slå begge indstillinger for dokumentoverførsel til på filen: både til produktion og til indkøb. Filen overføres først til den tilhørende produktionsordrelinje. Når indkøbsordren til underleverandøren oprettes, overføres den videre til den tilhørende indkøbslinje. Begge indstillinger er nødvendige, fordi filen skal hele vejen igennem, ikke bare det første stykke til produktionen.

• Set up subcontracting - Business Central | Microsoft Learn

Hvis kollegaen opdager den manglende indstilling for overførsel til indkøb på produktionsordrelinjen, kan den så ændres dér? Eller skal de tilbage til den vedhæftede fil på ruten?

Tilbage til den vedhæftede fil på ruten. Indstillingerne på produktionsordrelinjen er skrivebeskyttede. Man må begynde med at rette kilden, men det viser ikke i sig selv, at en allerede oprettet indkøbsordre er blevet opdateret. Jeg ville se på den konkrete indkøbslinje og den vedhæftede fil dér, frem for at slutte ud fra den rettede indstilling alene, at tegningen er kommet frem.

• Set up subcontracting - Business Central | Microsoft Learn

Jeg ville følge den et skridt videre. Den person, der skal udføre arbejdet, har brug for den rigtige tegning og instruktion, ikke en forsikring om, at vi kan se dem i Business Central. Hvad ville du kontrollere ved den sidste overlevering, før indkøb melder ordren klar til afsendelse?

Jeg ville bede indkøb åbne det ordredokument og de filer, de faktisk vil sende, og læse dem med underleverandørens øjne. Kan man se, hvilken operation det gælder, følge instruktionen og finde den tilsigtede revision af tegningen i materialet? Det er mere nyttigt end at tælle vedhæftede filer i Business Central. Vi antager ikke, at udskrivning eller afsendelse på mail automatisk tager filen med. Og at materialet er klar, viser stadig ikke, at leverandøren har modtaget det.

Og sammen med tegningen skal indkøb have de skrevne instruktioner med. Hvor dukker bemærkningerne til operationen op på indkøbsordren, så den, der samler materialet, ved, hvor de skal findes?

De bliver til tekstlinjer knyttet til den relevante indkøbslinje for underleverandørarbejdet og beholder bemærkningernes rækkefølge. Tekstlinjerne har antal nul. Det er instruktioner, ikke flere enheder, der bliver bestilt. En besked om at beskytte en overflade under en ekstern efterbehandling vil for eksempel høre til indkøbslinjen for det arbejde. Det gælder både ved direkte oprettelse fra produktionsordren og ved oprettelse gennem underleverandørkladden.

• Order subcontracting - Business Central | Microsoft Learn

Så lad os give indkøb to operationer, der skal til samme underleverandør. De vil helst have én ordre med begge opgaver og instruktionerne til hver af dem. Hvis de markerer begge operationer og opretter ordren direkte, får de så den ene samlede ordre?

Ikke ved direkte oprettelse. To markerede rutelinjer giver dér to indkøbsordrer, selv om underleverandøren er den samme. Ønsket om én samlet ordre peger i stedet på underleverandørkladden. Her kan indkøb gennemgå behovet og oprette ordrerne samlet. Når alle operationerne skal til samme leverandørlokation, kan de komme på én indkøbsordre. Direkte oprettelse kan stadig give mening, når en bestemt operation skal bestilles med det samme. Den samler bare ikke ordren på den måde, du efterspørger.

• Order subcontracting - Business Central | Microsoft Learn

Jeg ville vælge den samlede ordre til de almindelige opgaver, men ikke lade en hasteopgave vente bare for at holde papirerne samlet. Hvad skal være på plads, før arbejdsgangen kan bruges? En leverandør og en vedhæftet tegning udgør vel ikke hele opsætningen.

Grundlaget er Microsofts udvidelse til underleverandørarbejde og en produktionsrute, der angiver det trin, som udføres eksternt. Trinnet bruger et arbejdscenter knyttet til leverandøren, og leverandøren skal have en underleverandørlokation. På rutelinjen skal typen være arbejdscenter, ikke maskincenter, fordi maskincentre ikke understøtter tilknytningen til underleverandøren. Tegningen beskriver arbejdet, men koblingerne angiver, hvilken operation der købes hos hvilken underleverandør. Derfor etablerer en vedhæftet tegning ikke i sig selv denne arbejdsgang.

• Set up subcontracting - Business Central | Microsoft Learn

Microsoft har også en assisteret opsætningsguide til underleverandørarbejde. Med de koblinger, der skal på plads, lyder det som et nyttigt sted at begynde. Hvad fortæller en færdig guide os egentlig om vores produktionstrin, og hvad mangler stadig at blive kontrolleret?

• Set up subcontracting - Business Central | Microsoft Learn

Når guiden afsluttes, gemmer den standardindstillingerne og markeres som færdig. Den viser også vej til opsætningssiderne, og det er nyttigt, men den kontrollerer ikke hver rute, produktionsstykliste, pris, leverandør eller lokation. Ved vores efterbehandling ville jeg følge netop det trin frem til en indkøbsordre, der kan gennemgås, og se, om den beskriver det tilsigtede arbejde med de rigtige instruktioner. En afsluttet guide viser, at man er nået igennem opsætningen, ikke at denne ordre er klar til leverandøren.

• Set up subcontracting - Business Central | Microsoft Learn

Det er den forbedring, jeg gerne vil have, at indkøb mærker: at slippe for at samle opgaven fra spredte beskeder og spørge, hvilken instruktion der stadig gælder. Med det rigtige materiale til netop denne operation kan opmærksomheden bruges på overleveringen i stedet for eftersøgningen.

Og det begynder med at vide, hvem der vedligeholder den instruktion, man genbruger. Jeg ville vælge én repræsentativ operation, få den ansvarlige til at bekræfte grundlaget og følge det frem til det materiale, indkøb vil sende. Så kan teamet vurdere, om overleveringen er blevet tydeligere. De behøver ikke afprøve alle underleverandørfunktioner for at få noget nyttigt ud af det første forsøg.

Den sidste opdagelse er noget mindre: at vælge en værdi, man lige har brugt. I Business Central 29 kan nogle opslagsfelter vise senest anvendte værdier, men det gælder ikke alle felter. Det kan være praktisk, når det samme velkendte valg går igen. Men hvad sker der med listen, hvis jeg begynder at skrive i stedet for at vælge blandt de seneste?

• Enter data in Business Central - Business Central | Microsoft Learn
• What's New or Changed in Business Central 2026 release wave 2 - Update 29.0 - Business Central | Microsoft Learn

Når du skriver, skifter opslaget tilbage til søgning. Listen med seneste værdier viser dine egne nylige valg i et felt, der understøtter det. Det er ikke en mindre liste, du indsnævrer ved at skrive. Forestil dig, at du genkender en kode, du brugte for lidt siden. Den kan du vælge blandt de seneste. Begynder du i stedet at indtaste en del af koden, er du gået over til at søge. Derfor ændrer listen sig undervejs.

• Enter data in Business Central - Business Central | Microsoft Learn

Hvis jeg skriver en del af koden og så går tilbage til de seneste værdier, kan teksten stadig stå i feltet. Så kunne jeg let læse listen som de seneste valg, der passer til det indtastede. Kan jeg regne med det?

• Enter data in Business Central - Business Central | Microsoft Learn

Nej. Teksten kan blive stående i feltet, når du går tilbage til de seneste værdier, men den filtrerer ikke de valg. At en kode står på listen, viser derfor ikke, at den passer til de bogstaver, du har skrevet. Vælg søgning, når det er dét, du vil finde. Du kan heller ikke sortere kolonnerne i visningen med seneste værdier. Det er ikke et filtreret søgeresultat med en anden overskrift.

• Enter data in Business Central - Business Central | Microsoft Learn

En kode, der ser bekendt ud, kan være lige overbevisende nok, når det går stærkt. Jeg ville bruge de seneste værdier til “dér er den, jeg skal bruge”, ikke “det må være den, jeg søgte efter”. Det er en lille lettelse, jeg gerne tager imod, når den forskel er på plads.

Og det er en fordel i sig selv at slippe for den ekstra søgning. Genkender du den værdi, du skal bruge, kan du vælge den og fortsætte. Se blot efter, at det er den tilsigtede post, ikke bare noget, der ser bekendt ud. En nyttig forbedring behøver ikke ændre hele arbejdsgangen.

• Enter data in Business Central - Business Central | Microsoft Learn

Det, jeg tager med fra i dag, er, at jeg hellere vil begynde med den del af arbejdet, nogen gerne vil have hjælp til, end med alt det, en funktion måske kan. Mindre søgen eller mindre kopiering kan være en fordel i sig selv. Derefter kan vi se på, hvad medarbejderen stadig skal tage stilling til, og give plads til den beslutning. Hele opgaven behøver ikke blive automatiseret, før den bliver lettere. I afsnitsnoterne finder du kilderne, forbehold om tilgængelighed og flere tekniske detaljer. Tak, fordi du brugte tiden sammen med Alex og mig her i Central Perspectives. Farvel.